30% новых клиентов приходят в «Делис Архив» по рекомендациям своих партнеров. Узнайте про нашу Агентскую программу.
Узнайте про нашу Агентскую программу
Если вас интересует тема бумажных и электронных архивов, СЭД, ЭДО и все, что с этим связано,
подпишитесь на наш экспертный Телеграм-канал
Присоединяйтесь к профессионалам своего дела!
Вопрос-ответ
Должна ли организация по закону создавать свой архив
Термин «архив» правильнее использовать только в названии структурного подразделения или отдела. Если говорить о месте хранения, необходимо применять термин «архивное хранилище документов». По законодательству любая организация обязана сохранить документы до окончания их сроков хранения, но не обязана создавать у себя на территории архив. Если документы хранятся в шкафах, отдельных помещениях, и при таком хранении их не потеряют, не испортят и не украдут – это приемлемо. Установленные в правилах Росархива требования к архивным помещениям (температура, влажность, освещенность) имеют большее отношение к хранению особо ценных документов архивного фонда РФ и почти не реализуются коммерческими организациями. Требования по пожаробезопасности должны соблюдаться всеми организациями.
Какие нормативы РФ по архивному делу должна соблюдать ваша организация.
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства).
«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (определяют порядок и требования к организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу, документов личного происхождения для государственных органов, органов местного самоуправления, организаций)». Зарегистрированы в Минюсте России 06.09.2023 г. № 75119.
«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (обобщает и устанавливает сроки хранения документов). Зарегистрирован в Минюсте России 06.02.2020 N 57449.
Какие документы и когда можно передать на государственное хранение
Если ваша организация не является источником комплектования госархива (нет договора с госархивом и не согласовываются с архивом описи, акты), то ее документы поступят в госархив только при ликвидации и в очень ограниченном видовом составе: лицевые счета работников, личные карточки уволенных работников Т-2, приказы по личному составу, трудовые договоры, договоры ГПХ и акты к ним, табели учета рабочего времени работников с вредными условиями труда. Место хранения иных документов до окончания их сроков хранения будут определять учредители или ликвидатор.
Почему срок исковой давности и срок хранения документа – разные понятия.
Срок исковой давности — установленный законодательством срок в суде или ином юрисдикционном органе для защиты права по иску лица, право которого нарушено. Данное определение соответствует понятию исковой давности, закрепленному в ст. 195 Гражданского Кодекса РФ.
Срок хранения документов – срок, в течение которого необходимо хранить документы после их окончания в текущем делопроизводстве. Срок хранения устанавливается Перечнями Росархива и может быть больше срока исковой давности. Обычно срок хранения начинает исчисляться с 1 января следующего с даты окончания документа года. По истечении сроков хранения документы разрешено отбирать на уничтожение.
Что делать, если документов много и их негде хранить.
До 90% всех документов организации – документы по хозяйственной деятельности с ограниченным сроком хранения. Первичные и бухгалтерские документы, договоры, акты к ним, табели, счета-фактуры и т.д. – имеют срок хранения 5 лет. Для уменьшения объема документов нужно отобрать все документы по личному составу с долговременными сроками хранения и провести их упорядочение. Далее можно составить акт и избавиться от всего, что можно уничтожить. Оставшиеся документы за последние 3 года лучше оставить у себя на территории, а более этих сроков передать на внеофисное хранение с оплатой по коробам.
Почему скан и электронный документ не одно и то же.
При переводе бумажного оригинала в электронный формат получается графический образ документа. В настоящее время не существует методики наделения скан-образа юридической значимостью, поэтому картинка не может получить статус электронного документа и не заменяет бумажный оригинал. При этом электронный документ сразу создается в цифровом виде, после подписания электронной подписью он получает статус юридической значимости и является оригиналом.
Когда нужны оригиналы документов, а когда их копии.
Наш многолетний опыт показывает, что оригиналы документов нужны в ограниченном количестве случаев: при выемках документов правоохранительными и контролирующими органами, при заверении документов у нотариусов, иногда по требованию суда. В 95% запросов документов достаточно обычных сканов.
Можно ли отсканировать документ, а оригинал уничтожить.
В настоящее время в РФ нет методологии присвоения отсканированному образу статуса оригинала. В связи с этим после перевода документов в электронный вид бумажные оригиналы необходимо хранить до истечения сроков хранения, установленных в Перечне Росархива.
Стоит ли сканировать все документы организации и когда?
Если у вас накопилось много документов и есть желание их перевести в электронный вид, не рекомендуем сканировать все подряд. Для начала нужно отобрать наиболее востребованные дела и в первую очередь перевести их в электронный вид. Оставшиеся документы стоит сканировать только в момент обращения к ним. При этом 100% вновь поступающих документов эффективнее сканировать при получении. Это не будет являться большой нагрузкой для сотрудников и не приведет к увеличению административных затрат.
Несут ли сотрудники организации ответственность при утрате документа.
Обширная судебная практика показывает, что в случае утраты документов по вине сотрудника юрлицам весьма проблематично доказать сам факт передачи документов и причастность к этому работника. Суды всегда встают на сторону сотрудника и защищают его интересы. Такая же ситуация складывается и при разглашении работником конфиденциальной информации своего работодателя.
Нужна ли внутренняя экспертная комиссия, и несут ли ее члены какую-то ответственность.
Создание экспертной комиссии не является обязанностью организации в рамках архивных правил РФ. Создавать внутреннюю комиссию или нет, решает само юридическое лицо. До настоящего времени нам не известно ни одно судебное дело, в рамках которого члена экспертной комиссии привлекли бы за халатность к ответственности.
Как правильно отбирать и уничтожать документы с истекшими сроками хранения.
95% документов организации по хозяйственной деятельности имеют пятилетний срок хранения по перечню Росархива. По истечении этого срока их можно уничтожить. В соответствии с Правилами Росархива, перед отбором на уничтожение нужно провести архивную обработку документов с постоянными и долговременными сроками хранения за этот же период и утвердить описи. Форма Акта о выделении дел на уничтожение приведена в Правилах Росархива. Отбирать на уничтожение можно только оконченные делопроизводством дела при условии, что они не подтверждают факт убытка за прошлые периоды (до момента полного их списания) и не участвуют в судебных разбирательствах. После согласования акта о выделении дел на уничтожение руководителем организации документы необходимо измельчить на шредере и приложить соответствующий акт.
Можете ли вы сами навести порядок в архиве, если у вас нет архивного образования.
Да, можете. Архивная деятельность не подлежит лицензированию. Если вы обладаете достаточными компетенциями или прошли соответствующее обучение, можете самостоятельно осуществить весь комплекс работ.
Кто и когда накажет за неправильное хранение документов.
За неправильное хранение документов может наказать МЧС (требования по пожаробезопасности). При непредоставлении бухгалтерских документов – ФНС. При непредставлении кадровых документов – ГИТ или суд. Также выписывают штрафы иные государственные регуляторы (ЦБ, ФАС и т.д.). При непередаче документов по личному составу работников при ликвидации в госархив – прокуратура. При несоблюдении архивных правил в коммерческой организации и не источников комплектования госархива – госархив не осуществляет контрольных функций.
Что можно сделать с документами, чтобы сократить затраты.
- Отберите и уничтожьте все документы с истекшими сроками хранения — это позволит уменьшить общую площадь, занимаемую документам, и отказаться от лишней аренды.
- Как альтернативу хранения документов на своих площадях рассмотрите вариант внеофисного хранения документов – оплата будет взиматься только по количеству хранимых коробов без учета всех прилегающих территорий.
- Переведите документы в электронный вид и загрузите все в систему «Электронный архив» – позволит сократить затраты на поиск нужных данных и обеспечить сохранность оригиналов.
- Используйте автоматические системы распознавания документов – позволит автоматизировать процессы занесения данных во внутренние информационные системы и осуществлять различные проверки внутреннего содержания и состава документов.
Какие документы нужно обязательно сохранить.
Юридическое лицо обязано хранить документы в течение обозначенных Перечнем Росархива сроков хранения. Однако имеется группа значимых документов со сроком хранения до 75 лет, сохранности которых стоит уделить особое внимание. К таким документам относятся: приказы по личному составу, карточки уволенных работников Т-2, трудовые договоры, договоры ГПХ, табели учета рабочего времени на вредников, лицевые счета или расчетные ведомости по начислению заработной платы.
Как быстро определить срок хранения документа.
Бесплатно и оперативно можно определить срок хранения любого документа при помощи нашего сервиса «Архивист Онлайн».
Если срок хранения определить не удастся, на странице «Архивист Онлайн» вы можете направить свой запрос, и мы поможем определить срок хранения необходимого документа.
Что делать с документами, если организация ликвидируется.
Найти развернутый ответ на данный вопрос и пошаговую инструкцию вы можете в нашей статье на канале Дзен.
Показать все вопросы
Сделали для вас подборку сроков хранения основных типов документов.
Сохраните и применяйте в своей работе
ПОДБОРКА СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
ОСНОВНЫХ ТИПОВ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ,
обозначенных в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
Зарегистрирован в Минюсте России 06.02.2020 N 57449.
| № статьи | Вид документа | Срок хранения | Примечание |
| 11. | Договоры, соглашения, контракты (1), документы (акты, протоколы разногласий) к ним | 5 лет ЭПК (2) | (1) Не указанные в отдельных статьях Перечня |
| (2) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору | |||
| 19. | Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним: | ||
| а) по основной (профильной) деятельности; | Постоянно (1) (2) | (1) Присланные для сведения — до минования надобности | |
| б) по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет | (2) В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов — до ликвидации организации | |
| 24. | Свидетельства (уведомления) о постановке на учет в налоговых органах; уведомления о снятии с учета | До минования надобности | |
| 28. | Уставы, положения организации | Постоянно | |
| 29. | Учредительные договоры общества, хозяйственного товарищества | Постоянно | |
| 31. | Протоколы учредительных собраний организаций | Постоянно |
Скачать основные сроки хранения документов
Скачать основные сроки хранения документов
Не нашли срок хранения нужного документа?
Воспользуйтесь нашим сервисом «Архивист онлайн»
Хотите сократить затраты при хранении документов и забыть про связанные с этим процессом неудобства и риски?
У нас есть услуга, с которой вам точно будет удобно
Все еще в работе используете бумажные оригиналы документов? Это же неудобно, затратно, трудоемко и ведет к утрате оригиналов.
Узнайте, как простейший электронный архив повысит эффективность ваших процессов
